Adaptalia gestionaba su operativa documental con Microsoft Dynamics, una herramienta potente pero compleja, poco flexible y dependiente de licencias externas. En Ganbaru diseñamos y desarrollamos para ellos un gestor documental propio, modular y 100% autónomo, pensado para acompañar su crecimiento y ofrecer máxima eficiencia sin dependencias.
Ahora, su equipo puede crear documentos, gestionar expedientes, automatizar comunicaciones y controlar toda la operativa desde una única plataforma, segura y escalable en AWS, totalmente integrada con Microsoft y HubSpot.
El proyecto surgió de una necesidad clara: independizarse de un sistema cerrado y adoptar una solución propia, eficiente y configurable por el equipo interno. Adaptalia necesitaba algo más que un gestor documental. Necesitaba una herramienta estratégica que mejorara sus operaciones y preparara su negocio para el crecimiento futuro. Y todo sin depender de terceros.
Si tú también necesitas decir adiós a las herramientas genéricas y dar el salto a un software diseñado para tu negocio, en Ganbaru te ayudamos a construirlo desde cero.
El nuevo sistema de gestión documental tiene como epicentro la gestión avanzada de expedientes, con control total sobre su ciclo de vida: desde la creación hasta su cierre, incluyendo duplicado anual automático, histórico de cambios y generación de documentos de forma dinámica en Word, PDF o Excel.
Cada expediente no es solo un archivo, sino un conjunto vivo de información que agrupa actividades de tratamiento, informes, análisis de riesgos, cuestionarios y más. Además, incorpora alertas inteligentes que avisan ante vencimientos o tareas pendientes, facilitando una gestión proactiva.
La administración de clientes y proveedores también fue rediseñada desde cero. Ahora, cada cliente está vinculado a sus expedientes, y cada proveedor se puede categorizar según su rol legal (encargado de tratamiento, cesionario, o internacional). Esto permite vincular de forma automática a las actividades correspondientes, ahorrando tiempo y errores.
Un punto clave del proyecto fue dotar al equipo de Adaptalia de plena autonomía para crear y gestionar documentos, plantillas y formularios, todo desde el backoffice. La interfaz les permite configurar documentos Word con campos dinámicos, diseñar formularios reutilizables y activarlos según las necesidades de comunicación o recogida de datos, tanto interna como externamente.
Por último, el sistema incluye un robusto módulo de comunicaciones multicanal, permitiendo enviar emails, SMS o notificaciones internas, todo desde una interfaz centralizada con plantillas reutilizables y seguimiento de envíos.
Construido sobre un stack tecnológico puntero (PHP 8.2, MySQL 8, Docker, AWS), el gestor documental cuenta con:
Este enfoque garantiza rendimiento óptimo, alta disponibilidad y cero dependencias externas.
Implementamos una arquitectura cerrada y segura, con:
Además, Adaptalia tiene control total sobre su infraestructura documental sin depender de terceros.
Aplicamos nuestra metodología propia basada en seis fases: análisis funcional, diseño UX/UI iterativo, maquetación responsive, desarrollo modular y QA continuo. Las interacciones se trabajaron en Figma, con entregas regulares validadas por el cliente. Esto nos permitió lanzar el MVP en solo 6 semanas y la versión completa en apenas 8, cumpliendo los plazos previstos para la retirada de su herramienta anterior.
Hoy, Adaptalia cuenta con un gestor documental potente, seguro y 100% adaptado a su operativa. Una solución que evoluciona con su negocio, capaz de integrar nuevas funcionalidades como ticketing, automatización de workflows y estadísticas personalizadas en fases futuras.
¿Buscas algo así para tu empresa? En Ganbaru diseñamos y desarrollamos soluciones digitales a medida que transforman negocios. Si tu empresa necesita dejar atrás herramientas genéricas y adoptar un software propio, habla con nosotros. ¡Te ayudamos a dar el salto!
